Nastavenia
Pri vytvorení nového konta v Profit365 si registrujete zároveň svoju prvú firmu.
Vo firme sú základné nastavenia prednastavené podľa toho, ako sa na Slovensku najčastejšie používajú, napr. sklad sa neúčtuje, daňové odpisy sa rovnajú účtovným a pod.
V záložke Firma > Nastavenia > Všeobecné nájdete základné informácie o Vašej firme ako názov firmy, adresa, atď. V prípade, že ste tieto údaje nevyplnili v uvítacom sprievodcovi je potrebné ich doplniť.
Záložka Firma > Nastavenia > Účtovníctvo obsahuje základné informácie o účtovníctve Vašej firmy. V prípade platcovstva DPH si môžete zvoliť dva typy vykazovania: mesačný alebo kvartálny.
Historizovať účtovné doklady
Historizovanie účtovných dokladov nastavíte cez Firma > Nastavenia > Účtovníctvo
Historizovať znamená, že ak máte doklad (vystavená faktúra, výdajka/dodací list, príjemka) otvorený a stlačíte tlačidlo Tlač, doklad sa exportuje do formátu PDF a uloží ako príloha k tomuto dokladu. Prílohu nájdete pod tlačidlom Pridať nový dokument. Ku všetkým prílohám sa dostanete aj cez Kancelária > Dokumenty.
Odporúčame Vám vytvoriť si pre prílohy nový priečinok cez Kancelária > Dokumenty > Nová zložka. Názov zložky môže byť napr. Dokumenty 2016. Aby sa vám doklady ukladali do tohto priečinka, prejdite na Firma > Nastavenia > záložka Účtovníctvo a nastavte si tento priečinok na položke Kópie tlačových zostáv účtovníctva.
Pre rôzne doklady si môžete vytvoriť rôzne priečinky. napr. Doklady 2016, Zmluvy 2015, Objednávky atď. Doklady môžete presúvať do týchto priečinkov. Robí sa to tak, že v zozname všetkých dokladov kliknete na tlačidlo Viac na konci každého riadku a vyberiete si možnosť Upraviť dokument. Takto sa dostanete do podrobných nastavení k danému dokladu – prílohe. V poli Umiestnenie si vyberiete príslušný priečinok (napr. Doklady 2016) a stlačíte Uložiť. Doklad bude presunutý do tejto záložky. Ostatné doklady zostanú v pôvodnom netriedenom zozname.
Na tomto mieste vidíte aj všetky verzie dokladov, pretože každá editácia a tlač dokladu (vystavená faktúra, výdajka/dodací list, príjemka) do formátu PDF vytvorí novú verziu, ktorú systém automaticky uloží, ak máte potvrdenú funkciu Historizovať účtovné doklady. Kliknutím na tlačidlo Predošlé verzie sa rozbalí zoznam všetkých.
Kópie tlačových zostáv účtovníctva
Firma > Nastavenia > záložka Účtovníctvo
Ak nemáte vytvorenú žiadnu zložku, všetky doklady sa budú ukladať do spoločného netriedeného zoznamu, alebo si vytvoríte novú zložku pre všetky doklady, napr. Doklady 2015. Na položke Kópie tlačových zostáv účtovníctva potom treba vybrať z ponuky názov zložky, kam sa budú exportované dokumenty ukladať. V tomto prípade si nastavíte Doklady 2015.
Ako si vytvoriť novú zložku
Kancelária > Dokumenty > oranžové tlačidlo Nová zložka
Vytvorená zložka sa automaticky zobrazuje aj vo výbere Kópie tlačových zostáv účtovníctva. Môžete si vytvoriť niekoľko nových zložiek pre rôzne druhy dokumentov, ako napr. Doklady 2011, Doklady 2015, zmluvy, osvedčenia, manuály atď.
Ako si vytvoriť nový dokument
Kancelária > Dokumenty > oranžové tlačidlo Nový dokument
Môžete si importovať rôzne druhy dokumentov, ako napr. zmluvy, osvedčenia, manuály atď. a určiť, do ktorej zložky sa dokument uloží.
Bezpečnostná úroveň
Pri dokladoch a dokumentoch je potrebné nastaviť aj bezpečnostnú úroveň.
V záložke Firma > Sklady nájdete informáciu o metóde hodnotenia skladov a zároveň si môžete povoliť zásoby skladu do mínusu.
Spracovanie výpisov
Firma > Nastavenia > Rôzne
Bankové výpisy sú odosielané vo zvolených intervaloch z banky priamo do Profit365, ktorý údaje rozloží do riadkov. Ak vám chodia bankové výpisy zaheslované, treba vložiť heslo, aby sa dali importovať do Profit365.
Pre využívanie tejto služby Vám bola vytvorená a pridelená jedinečná emailová adresa, ktorú nájdete pod názvom „Váš email v Profit365“. Túto emailovú adresu si treba nastaviť vo Vašej banke.